Pfizer Jobs

Job Information

Pfizer Doc & Train Admin in Puurs, Belgium

  1. Functie omschrijving

Als admin binnen de Documentation & Training afdeling (OPEX) ben je verantwoordelijk voor:

  • Een continue en evenwichtige dienstverlening m.b.t. alle administratieve taken in de Document- en Learning Management systemen voor alle afdelingen binnen Pfizer Puurs.

  • De correcte en kwalitatieve verwerking en archivering van gegevens, records en documenten in de betreffende systemen en fysische archieven (eigen aan/gebruikt door Pfizer Puurs).

  • De expertise in de administratieve processen in het kader van Documentatie en Training.

  • Het gebruik van deze expertise bij het maken van de correcte vertaalslag naar de gebruikers en de applicaties toe.

  • De ondersteuning aan medewerkers bij vragen en problemen.

  • De ondersteuning bij de uitvoer van projecten in het kader van Documentatie & Training.

  • De ondersteuning in kader van audits.

  • Het ondersteunen van Goede Documentatie Praktijken en Data Integriteit in het kader van Documentatie en Training

  • Omkaderen, ontwerpen, organiseren en geven van trainingen in het kader van de Documentatie & Training processen en applicaties.

  1. Opleiding, training en ervaring
  • Ervaring in een complexe administratieve omgeving waarbij kwaliteit centraal staat

  • Beschikken over sterke sociale en communicatieve vaardigheden

  • Hulpvaardig zijn en in staat zijn mensen te coachen en te motiveren

  • Aanleg en interesse hebben in het trainen van mensen

  • Je gaat planmatig en organisatorisch te werk, steeds met respect voor deadlines

  • Je werkt op een vlotte manier met oog voor detail

  • Je bent flexibel en stressbestendig

  • Softwarekennis: kunnen werken met het Microsoft Office pakket

  • Talenkennis: Nederlands (uitstekend) en Engels (goed)

  • Diploma: Bachelor opleiding of gelijkwaardig door ervaring

  1. Voornaamste verantwoordelijkheden
  • Je staat in voor de administratieve taken van de dienst teneinde een efficiĆ«nte en effectieve afhandeling van documenten, trainingen en respectievelijke records te garanderen.

  • In functie van de organisatorische noodwendigheid zal je focus liggen op documentatie en records of training.

  • Je staat in voor de correcte, zorgvuldige en kwaliteitsvolle invoer van gegevens in de betreffende applicaties. Je volgt hierbij nauwgezet de geldende procedures en regels.

  • Het betreft hier al de administratieve taken met betrekking tot het beheer en up-to-date houden van documenten, training gegevens en respectievelijke records alsook het beheer van rechten en user accounts in de betreffende applicaties.

  • Je controleert nauwgezet de informatie/gegevens op hun correctheid alvorens de informatie in te voeren/coderen in de applicatie en neemt waar nodig contact op via e-mail en telefoon, met de medewerkers om zo een optimale dienstverlening te garanderen. Na eventuele correcties zorg je ervoor dat de verdere afhandeling vlot verloopt.

  • Je beheert de centrale mailbox en zorgt mee voor een correcte en tijdige afhandeling.

  • Je bent het aanspreekpunt voor medewerkers en verschaft hen de gevraagde informatie en ondersteuning.

  • Je biedt eerste lijn support aan medewerkers en communiceert met de helpdesk i.v.m. probleemoplossingen.

  • Je faciliteert periodieke reviews in kader van Document & Training.

  • Je beheert het archief. Zowel intern als extern.

  • Je geeft en organiseert de respectievelijke trainingen aan de betrokken gebruikers m.b.t jouw verwachte expertise.

  • Je biedt administratieve ondersteuning bij het uitvoeren van projecten, zoals o.a de opstart van documentatie en training initiatieven voor nieuwe afdelingen of ondersteuning bij verbeterprojecten.

  • Als key gebruiker van de betreffende systemen, ben je betrokken en lever je input aan projecten met als doel de Documentatie & Training processen te verbeteren. Je bent betrokken bij de implementatie van nieuwe features en de daarmee gepaard gaande aanpassingen van de (nieuwe) administratieve processen.

  • Je vervult algemeen ondersteunende administratieve (vb. subsidiedossiers, printen, lamineren, inbinden, enz.) en logistieke taken.

  • Je geeft administratieve ondersteuning bij audits, dit zowel op het moment van de audit zelf als na de audit met mogelijke opvolgacties.

  • Je houdt de systemen en tools proper en up-to-date. Hiervoor trek je periodiek rapporten, gebruik je de beschikbare tools, verstuur je de nodige communicaties, voer je zelfinspecties uit, enz.

  • Je werkt mee aan het up-to-date houden van de (kennis)documenten en trainingen en stelt ze beschikbaar op de voorziene plaatsen.

  • Je formuleert voorstellen over het optimaal inzetten van de beschikbare middelen, je vervult een duidelijke signaalfunctie.

  • Je draagt bij tot een positief imago van de dienst en de DOC&TR afdeling in het algemeen.

Pfizer is an equal opportunity employer and complies with all applicable equal employment opportunity legislation in each jurisdiction in which it operates.

Quality Assurance and Control

DirectEmployers